Registro de asistencia en Panamá: qué exige el Código de Trabajo y qué pasa si no lo llevas

Si llegaste aquí buscando el Decreto 251 de Panamá sobre registro de asistencia, conviene aclarar algo antes de seguir: a fecha de septiembre de 2026 no hemos podido confirmar un decreto ejecutivo con ese número que regule específicamente el control de asistencia. La norma que sí regula la jornada, las horas extraordinarias y el registro que debe llevar el empleador es el Código de Trabajo, aprobado por el Decreto de Gabinete 252 de 30 de diciembre de 1971 — y ahí suele estar el origen de la confusión de números.

Esta guía se apoya en lo que dice el Código y en lo que MITRADEL pide en la práctica. Si tu asesor o un inspector te cita una norma reglamentaria concreta, pídele número, fecha y Gaceta Oficial; aquí no vamos a inventar artículos que no podemos verificar.

El artículo 128 del Código de Trabajo enumera las obligaciones del empleador, y entre ellas está llevar un registro con los datos de cada trabajador — nombre, salario, horas de trabajo con especificación de las horas extraordinarias trabajadas, vacaciones y remuneraciones — que puede ser inspeccionado en cualquier momento por las autoridades del Ministerio de Trabajo. Esa es la base legal del registro de asistencia: no es un formato concreto, es una obligación de documentar la jornada real de cada persona.

A eso se suma que el Código define la jornada como todo el tiempo en que el trabajador está a disposición del empleador (con máximos de 8 horas diurnas y 48 semanales, 7 nocturnas y 42 semanales, 7,5 mixtas y 45 semanales), y que el pago de las horas extras debe incluirse en la planilla del periodo. Sin registro de entradas y salidas es imposible demostrar que se respetaron esos límites o que las extras se pagaron bien.

El artículo 33 del Código fija los recargos según cuándo se trabaja la hora extra, y es donde más plata se pierde por falta de registro. Un supervisor que anota «salió a las 6» de memoria no distingue si esa hora cayó en periodo diurno o nocturno, y la diferencia entre un 25 % y un 50 % multiplicada por una cuadrilla y por doce meses es lo que aparece después en una liquidación.

Los recargos vigentes, según el periodo en que se trabaja la hora extraordinaria:

• 25 % de recargo cuando la hora extra se trabaja en periodo diurno.
• 50 % cuando se trabaja en periodo nocturno o como prolongación de una jornada mixta iniciada en periodo diurno.
• 75 % cuando es prolongación de la jornada nocturna o de una mixta iniciada en periodo nocturno.
• Límite de 3 horas extras por día y 9 por semana; el exceso se paga con un 75 % adicional, sin perjuicio de las sanciones al empleador.

Los inspectores de la Dirección de Trabajo llegan con una lista bastante estable: contratos registrados, planilla, comprobantes de pago del décimo tercer mes, cuotas a la Caja de Seguro Social y el registro de asistencia. Con el registro cruzan dos cosas: que las horas de la planilla coincidan con las horas realmente trabajadas y que las extras se hayan pagado con el recargo correcto. Si el registro no existe o no cuadra, la inspección deriva en requerimiento y, si no se subsana, en multa.

También llegan por denuncia. Un trabajador que reclama horas extras ante MITRADEL o ante los juzgados de trabajo no necesita probar mucho: si el empleador no tiene registro, la carga de demostrar cuántas horas se trabajaron cae del lado de la empresa, y sin documentos suele prevalecer la versión del trabajador.

El propio capítulo de jornada del Código prevé multas de 50 a 500 balboas por infracción, impuestas por MITRADEL o por los tribunales de trabajo según la gravedad, y duplicables en caso de reincidencia. Vistas solas parecen bajas. El problema es que la multa es el menor de los costes: lo caro es la liquidación de horas extras no registradas, con sus recargos, más las cuotas de seguridad social sobre esas sumas y el precedente que sienta para el resto de la plantilla.

MITRADEL publica además listas de empresas sancionadas, y en licitaciones públicas o con clientes corporativos un historial de sanciones laborales pesa. Para una empresa de limpieza o mantenimiento que vive de contratos con administradoras de PH, bancos o el Estado, la reputación de cumplimiento vale más que la multa.

En Panamá, el registro de asistencia con reloj biométrico funciona bien en una planta o una oficina. No funciona con el personal de limpieza que abre un PH en Costa del Este a las 6 de la mañana, con la cuadrilla de mantenimiento que recorre tres sitios en un día o con el obrero que entra a una obra en Arraiján. Ahí el registro suele ser un cuaderno en portería, un mensaje de WhatsApp al supervisor o nada.

Un registro válido para ese personal tiene que capturarse donde ocurre el trabajo: hora real de entrada y salida, ubicación verificada contra el sitio asignado, y una evidencia de que fue esa persona quien fichó. Y tiene que poder exportarse rápido cuando MITRADEL lo pida o cuando un cliente discuta una factura.

Con Trax cada trabajador ficha entrada y salida desde su celular; el sistema valida el GPS contra la geocerca del sitio, guarda una foto de llegada y sella el registro con hora de servidor para que nadie pueda modificarlo después. Las pausas se registran aparte, las horas extras se calculan con el recargo que corresponde al periodo (diurno, nocturno o mixto) y el export para planilla o para MITRADEL sale en CSV o PDF.

Igual de importante: la ubicación solo se captura al fichar. No hay rastreo continuo durante la jornada, algo que además de innecesario genera rechazo en el equipo y expone a la empresa. Registro con pruebas, sin vigilancia — eso es lo que un inspector quiere ver y lo que un trabajador acepta usar.

Revisa si tienes registro de asistencia de todo el personal, incluido el que trabaja en sitios del cliente. Compara un mes de planilla contra las horas registradas y busca extras pagadas sin recargo o sin registro. Y si el registro de campo es papel o WhatsApp, empieza por la cuadrilla con más horas extras: es donde una inspección o una demanda te va a costar más.