Control de subcontratas en obra: cómo pagar solo horas verificadas
El problema: partes que nadie puede contrastar
En la mayoría de obras el control de subcontratas funciona así: cada subcontratista entrega a fin de semana un parte con los nombres de su gente y las horas de cada uno, firmado por su capataz. El jefe de obra lo recibe, lo cruza con lo que recuerda y lo pasa a administración. A fin de mes esas horas se convierten en la certificación y en la factura de la subcontrata. Ningún eslabón de esa cadena tiene una prueba independiente.
El resultado son tres fugas conocidas: gente que aparece en el parte y no pisó la obra ese día, jornadas de 9 horas que fueron de 6, y disputas al certificar que se resuelven «a ojo» para no romper la relación. Con dos o tres subcontratas y treinta personas, el sobrecoste mensual se cuenta en miles.
El capataz que ficha por todos
Cuando la constructora intenta digitalizar, el primer atajo es entregar una app al capataz de cada subcontrata para que registre a su cuadrilla. Es el mismo parte en papel con otro formato: quien firma sigue siendo el interesado. Y si la app permite fichar sin foto o desde cualquier sitio, el capataz puede registrar a doce personas desde el carro a las 6:30.
El control de asistencia en obra tiene que atar cada registro a una persona y a un lugar: quien ficha es quien está, en la obra, a esa hora. Cualquier sistema que no cumpla eso solo mueve el problema del papel a la pantalla.
La solución en cuatro piezas
Un control de subcontratas que aguanta una certificación se monta con cuatro elementos:
- Una orden de trabajo por obra (o por tajo, si la obra es grande) con su geocerca: solo se acepta el fichaje que ocurre dentro del perímetro.
- Foto de quien ficha, tomada en el momento y sellada con hora y coordenadas, para que cada registro sea de una persona concreta.
- Kiosko en la entrada de la obra: una tableta donde ficha el personal sin teléfono o de subcontratas pequeñas, con la misma foto y sello.
- Export por subcontrata: horas verificadas de cada empresa, por persona y por día, en el formato que va a la certificación.
Cómo se organiza en el día a día
Cada subcontrata queda dada de alta como equipo dentro de la obra y su personal se registra con nombre y documento. Al llegar, cada trabajador ficha desde su teléfono o en el kiosko de la caseta; el sistema valida que está dentro de la geocerca de la obra, guarda la foto y sella el registro. Las pausas se registran aparte y al salir se cierra la jornada. El jefe de obra ve en tiempo real quién está dentro y cuántas horas lleva cada subcontrata acumuladas en el mes.
Los fichajes fuera de geocerca, sin foto válida o con hora de dispositivo desfasada no se borran: quedan marcados para revisión. Eso permite resolver la excepción legítima (un operario que fichó en el acopio a 300 metros) sin abrir la puerta al fraude sistemático. La regla es simple: lo que no está verificado no entra en la certificación hasta que alguien lo revisa.
Evidencia para la certificación mensual
El cambio real llega a fin de mes. En lugar de recibir el parte de la subcontrata y negociar, la constructora genera el informe de horas verificadas por subcontrata y por persona: entradas y salidas selladas, fotos, validación de geocerca y total de horas netas. La subcontrata recibe el mismo informe. La certificación se hace sobre ese documento, no sobre la memoria de nadie.
Cuando hay diferencia entre lo que la subcontrata factura y lo verificado, la conversación es concreta: «estas 40 horas del día 12 no tienen fichaje en obra». Es incómodo la primera vez y deja de serlo enseguida, porque las subcontratas serias prefieren un sistema donde sus horas se pagan sin discusión a uno donde todo se negocia.
Qué gana la subcontrata (y por qué acepta)
El sistema no funciona si la subcontrata lo vive como una imposición. Lo acepta cuando ve que le sirve: sus horas verificadas se certifican sin recortes arbitrarios, tiene el registro de asistencia de su propio personal para su planilla y para la inspección, y cuenta con prueba de presencia si hay un accidente o una reclamación. Muchas subcontratas pequeñas no tienen ningún registro y esta es la primera vez que lo tienen gratis.
Lo que no acepta nadie — con razón — es el rastreo continuo. El fichaje captura ubicación al entrar y al salir, no durante la jornada. Es lo que hace que el control sea proporcional y que los sindicatos y los propios trabajadores no lo bloqueen.
Cómo lo hace Trax en obra
Con Trax creas la obra como orden de trabajo con su geocerca, das de alta cada subcontrata como equipo y pones una tableta en modo kiosko en la caseta. Cada fichaje se revalida en el servidor contra la geocerca, lleva foto obligatoria y queda sellado. El export por subcontrata sale en CSV para administración y en PDF con fotos para adjuntar a la certificación, y se cobra por trabajador activo en el mes, así que las subcontratas que entran y salen de la obra no inflan la factura.
Si tu obra hoy certifica sobre partes en papel, empieza por una sola subcontrata y un mes. La diferencia entre lo facturado y lo verificado en ese primer mes suele pagar el sistema para toda la obra.