Cada servicio técnico,
cerrado con firma.

Una empresa de mantenimiento técnico vive de dos cosas: cumplir el contrato preventivo cada mes y cobrar los correctivos sin discusión. Las dos dependen de lo mismo, poder demostrar qué se hizo, cuándo y con la conformidad de quién. Un parte de servicio en papel con una firma garabateada no lo demuestra; se pierde, se moja y no tiene hora.

En Trax cada visita es una orden de trabajo con un checklist técnico propio: puntos de revisión del equipo, mediciones que hay que dejar anotadas, piezas a cambiar. El técnico va marcando en la app mientras trabaja y adjunta fotos a cada punto con nota, GPS y hora. Al terminar, el encargado del cliente ve el checklist completado en la pantalla y firma. Esa firma sella la visita: fichaje, checklist, fotos y firma quedan atados e inmodificables.

La OT sellada es el documento que acompaña la factura. Para el preventivo mensual, el reporte por cliente muestra las doce visitas del año con sus checklists; para un correctivo, muestra el antes, el después y la firma del que estaba presente. La conversación sobre si el servicio se hizo se acaba antes de empezar.

El calendario de preventivos de una empresa de HVAC con 60 contratos es un problema serio: cada cliente tiene su frecuencia, sus equipos y su ventana horaria, y basta un mes olvidado para que el contrato esté en riesgo. Las hojas de cálculo aguantan hasta que alguien se va de vacaciones.

Trax lo resuelve con rutinas. Defines una vez el preventivo de cada cliente, cada 30 días, cada quincena, lunes y jueves, nocturno para los que solo permiten trabajo fuera de horario, con su checklist técnico y su técnico o cuadrilla asignada, y el sistema genera las órdenes de trabajo por adelantado. Aparecen en el calendario semanal con su geocerca y sus tareas, y el técnico las ve en su teléfono con días de antelación.

El calendario también avisa de solapamientos: dos preventivos asignados al mismo técnico a la misma hora en clientes distintos, o un correctivo urgente que choca con un preventivo programado. Reasignas desde el panel y el técnico recibe el cambio. Y los correctivos que no estaban previstos se crean en el momento, se asignan al técnico más cercano según el Live-Map y se sellan con las mismas reglas que un preventivo.

Un correctivo se discute por una razón: el cliente no vio el problema antes de que el técnico lo arreglara. Le cobran un compresor, un tablero o una válvula y solo tiene la palabra del técnico de que estaba dañado. Las empresas serias pierden dinero por eso, no por hacer mal el trabajo, sino por no poder enseñarlo.

Con las evidencias de trabajo de Trax, el técnico documenta el estado del equipo al llegar y al terminar: fotos ilimitadas durante la jornada, cada una con nota corta, coordenadas GPS y hora, atadas a la OT y al punto del checklist correspondiente. La foto no viene de la galería, se toma en el momento, así que su hora y su lugar son los del servicio. Y como el fichaje de entrada y de salida también llevan GPS y hora, el cliente ve además cuánto tiempo estuvo el técnico en su planta.

Cuando el correctivo cierra con la firma del encargado, ese paquete queda sellado. El reporte por cliente lo exporta con la factura: qué se encontró, qué se cambió, cuánto tomó y quién dio conformidad. La ubicación, conviene repetirlo, se captura solo al fichar y al tomar la evidencia. Trax no sigue al técnico entre un cliente y otro.