Registro horario obligatorio en España (RD-Ley 8/2019): guía para empresas con trabajadores de campo
Desde 2019 el registro diario de jornada es obligatorio para todas las empresas en España. Qué exige exactamente la norma, las multas por incumplir, y cómo registrar la jornada de equipos que trabajan fuera de la oficina.
Actualizado: 28 de agosto de 2026
Qué dice exactamente la norma
Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores: la empresa debe garantizar un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- Aplica a todas las empresas y a toda la plantilla por cuenta ajena (con matices para relaciones especiales y ciertos directivos).
- La organización del registro se acuerda con la representación legal de los trabajadores o, en su defecto, la decide la empresa previa consulta.
- Los registros se conservan 4 años, a disposición de trabajadores, RLT e Inspección.
- Las horas extraordinarias tienen además su registro específico (art. 35.5 ET) y límite anual de 80 horas.
Qué te juegas: multas y presunciones
No llevar registro, o llevarlo de forma no fiable, es infracción grave (art. 7.5 LISOS), con multas que en grado máximo superan los 7.500 € por infracción. Pero el coste real suele ser mayor que la multa:
- En un juicio por horas extra, sin registro fiable la versión del trabajador gana fuerza: los tribunales vienen cargando sobre la empresa las consecuencias de no registrar.
- La Inspección puede extender el criterio a cotizaciones no ingresadas por las horas presumidas.
- Los registros «reconstruidos» (Excel rellenado a fin de mes, plantillas idénticas 9:00–17:00 todos los días) se detectan y juegan en contra.
El caso difícil: plantilla que no pisa la oficina
Limpieza de comunidades, obras, mantenimiento, instalaciones: el trabajador empieza su jornada en el centro de trabajo del cliente. El fichaje en tablet de la oficina no sirve, y los partes en papel llegan tarde y sin garantía. La Inspección conoce el patrón — y el convenio de cada sector (limpieza de edificios y locales, construcción, metal) añade reglas propias de jornada, pluses y desplazamientos que el registro debe poder reflejar.
La solución que se ha consolidado es el fichaje móvil georreferenciado: la persona ficha desde su teléfono al llegar al centro de trabajo, el sistema verifica la presencia mediante geocerca y el registro queda sellado e inalterable, vinculado al servicio concreto.
Geolocalización, AEPD y proporcionalidad
El registro horario con GPS debe respetar el RGPD y la LOPDGDD (art. 90). Los criterios prácticos que la AEPD viene aplicando:
- Minimización: capturar la ubicación en el momento del fichaje es proporcional; el rastreo continuo de la jornada, en general, no.
- Información: la plantilla (y la RLT si existe) debe saber qué se captura, cuándo y para qué, por escrito y antes de implantar el sistema.
- Acceso del trabajador a sus propios registros, que además le protegen a él en caso de discrepancia.
- Base jurídica: el cumplimiento de la obligación legal de registro y la ejecución del contrato; no hace falta consentimiento, pero sí transparencia.
Cómo lo resuelve Trax
Trax registra el inicio y fin de jornada en el sitio y en el momento: fichaje desde el móvil con GPS capturado solo al fichar, validación de geocerca del centro de trabajo (con revalidación en servidor), pausas separadas y registro inalterable una vez cerrado. Los registros de cualquier persona y periodo se exportan al instante — exactamente lo que pide la Inspección — y el historial se conserva más allá de los 4 años exigidos. La app informa al trabajador de qué se captura y le da acceso a su propio historial.
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Preguntas frecuentes
¿Qué empresas están obligadas al registro horario en España?
Todas, desde el primer trabajador por cuenta ajena, sin importar tamaño ni sector. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (introducido por el RD-Ley 8/2019) exige registro diario con el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Cuatro años. Deben permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Qué multa hay por no llevar el registro de jornada?
Es infracción grave (LISOS art. 7.5). Las sanciones por infracciones graves en materia de jornada van desde varios cientos hasta más de 7.500 € por infracción en su grado máximo, y la Inspección puede además presumir jornadas superiores con el coste de cotizaciones y horas extra que ello implica.
¿Vale una hoja Excel o un papel firmado como registro?
Formalmente la norma no impone un medio concreto, pero la Inspección y los tribunales valoran la fiabilidad e invariabilidad del registro. Un Excel editable que rellena la empresa a posteriori tiene poco valor probatorio; un sistema con sellos de tiempo inalterables es mucho más sólido.
¿Puedo geolocalizar a mis trabajadores para el registro horario?
La AEPD admite la captura de ubicación en el fichaje si supera el juicio de proporcionalidad: capturar el punto GPS solo en el momento de fichar para verificar presencia en el centro de trabajo es proporcional; el seguimiento continuo, salvo casos muy justificados, no. Hay que informar a la plantilla y a la RLT.
¿Cómo se registra la jornada de trabajadores que van de obra en obra?
Con fichaje móvil vinculado a cada centro de trabajo: cada entrada y salida se registra en el sitio, asociada a la obra o servicio mediante geocerca, incluyendo desplazamientos y pausas según lo pactado en convenio.
Esta guía es información general, no asesoría legal. La normativa puede cambiar y su aplicación depende de cada caso: para decisiones laborales concretas consulta a un abogado laboralista.