Multas por no llevar registro de jornada en España: cuantías, plazos y cómo evitarlas

Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores — en la redacción que introdujo el Real Decreto-ley 8/2019 — obliga a toda empresa a garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora. El registro debe incluir la hora concreta de inicio y de finalización, conservarse durante cuatro años y estar a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

No hay excepciones por tamaño ni por sector: una empresa de limpieza con cinco personas está tan obligada como una constructora con quinientas. Tampoco hay una tecnología impuesta por ley. Lo que sí fija el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección es el estándar: el sistema tiene que ser fiable, objetivo e invariable, es decir, reflejar la jornada real y no permitir que nadie la retoque después sin dejar rastro.

No llevar el registro, llevarlo mal o no tenerlo disponible cuando lo pide la Inspección se tipifica como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000). El mismo artículo agrupa la transgresión de las normas sobre jornada, horas extraordinarias, descansos y registro de jornada, así que un registro defectuoso suele venir acompañado de una segunda infracción por horas extra no pagadas o no compensadas.

Lo habitual en una actuación inspectora es que el inspector requiera el registro de los últimos meses de una muestra de trabajadores. Si la empresa no lo entrega, lo entrega incompleto o presenta un Excel reconstruido a final de mes, el acta se levanta prácticamente sola. Los casos más frecuentes de sanción:

• Ausencia total de registro o registro solo de una parte de la plantilla (típico con cuadrillas de campo).
• Registro genérico que repite el horario teórico todos los días en lugar de la jornada real.
• Registros editables sin trazabilidad de quién cambió qué y cuándo.
• Registro que existe pero no está accesible en el momento de la visita o del requerimiento.
• Horas extra que aparecen en el registro y no en la nómina.

Las cuantías vigentes del artículo 40 de la LISOS para infracciones graves en materia laboral, a fecha de septiembre de 2026, son: grado mínimo de 751 a 1.500 euros, grado medio de 1.501 a 3.750 euros y grado máximo de 3.751 a 7.500 euros. El grado lo fija el inspector según el artículo 39 de la LISOS: negligencia o intencionalidad, número de trabajadores afectados, perjuicio causado y reincidencia. Con reincidencia, el importe puede llegar a duplicarse.

Un matiz que confunde a muchos: conforme al Criterio Técnico 101/2019, la sanción se impone por infracción detectada en la empresa, no por trabajador. Pero si en la misma visita el inspector acredita horas extra impagadas, eso sí abre una liquidación por trabajador y por periodo, con las cuotas a la Seguridad Social correspondientes. En la práctica, el coste de una visita rara vez se queda en la multa del registro.

Las infracciones muy graves — por ejemplo, obstrucción a la labor inspectora o fraude continuado — se mueven entre 7.501 y 225.018 euros. No son el escenario habitual para un registro mal llevado, pero conviene saber que existe el escalón.

Tres plazos marcan el riesgo. El primero es la conservación: cuatro años desde cada anotación, y la obligación cubre tanto a los trabajadores en activo como a los que ya causaron baja. El segundo es la prescripción de la infracción: las infracciones graves del orden social prescriben a los tres años desde que se cometieron, así que la Inspección puede sancionar por ejercicios pasados. El tercero es la reclamación de horas extra por parte del trabajador, con un año de plazo desde que debieron pagarse.

El registro también cuenta como prueba a favor de la empresa. Ante una demanda por horas extraordinarias, un registro fiable y firmado por el trabajador cada día desmonta reclamaciones infladas. Sin registro, los juzgados de lo social tienden a dar por buenas las horas que alega el trabajador cuando aporta indicios mínimos.

Desde 2025 el Ministerio de Trabajo tramita una reforma que refuerza el registro horario. A fecha de septiembre de 2026 el texto sigue sin publicarse en el BOE: el decreto de registro digital recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado y su aprobación se ha reprogramado varias veces. Los ejes anunciados son cuatro: soporte digital obligatorio con trazabilidad e inalterabilidad, acceso remoto de la Inspección al registro, endurecimiento de las sanciones y, en paralelo, la reducción de la jornada a 37,5 horas semanales.

El endurecimiento es lo que más cambia el cálculo de riesgo. El anteproyecto contempla que la multa pase a computarse por trabajador afectado, con cifras que se han manejado en torno a los 10.000 euros por persona, y tipificar como muy grave la manipulación del registro o el uso de sistemas que no garanticen su integridad. Nada de esto está en vigor todavía; sí está claro hacia dónde va la norma, y lo prudente es que el sistema que elijas hoy ya cumpla el estándar de mañana.

Un parte en papel que rellena el trabajador a final de semana, o una hoja de cálculo que consolida la oficina, cumple el artículo 34.9 solo en apariencia. No es objetivo (se reconstruye de memoria), no es invariable (cualquiera lo edita) y rara vez está disponible al momento. En una empresa con oficina, además, el inspector puede cotejarlo con el control de accesos; en una de servicios de campo ni siquiera hay con qué cotejarlo.

La Inspección lo sabe y por eso pide, junto al registro, evidencia de que se generó en el momento: sellos de hora del sistema, logs de modificación, exportaciones firmadas. Un Excel no tiene nada de eso. Un sistema de fichaje móvil con sello de servidor, GPS validado contra la geocerca del sitio y registro inmodificable después de guardado, sí.

Lo que un sistema de registro debe cumplir para salir bien de una inspección, sea cual sea la herramienta:

• Registro diario de cada persona, con hora real de inicio y fin, no el horario teórico.
• Sello de tiempo del servidor, no del dispositivo, para que un teléfono con la hora cambiada no cuele un fichaje falso.
• Registros inmodificables una vez guardados; las correcciones se añaden con autor, fecha y motivo.
• Pausas registradas por separado para calcular la jornada efectiva.
• Conservación de cuatro años y export inmediato en CSV o PDF ante un requerimiento.
• Acceso del trabajador a su propio registro e información clara sobre qué datos se capturan y para qué.
• Horas extra identificadas y trasladadas a nómina o a compensación en el plazo pactado.
• Para equipos de campo: fichaje en el sitio de trabajo, no desde la oficina ni desde el carro.

En limpieza, mantenimiento o construcción el problema no es querer cumplir, es que la jornada ocurre en sitios del cliente. Trax nació para ese caso: el trabajador ficha entrada y salida desde su teléfono, el fichaje queda sellado con hora de servidor, GPS validado contra la geocerca de la orden de trabajo y una foto de llegada, y ya no se puede editar. Las pausas van aparte, las horas extra se ven en el panel antes de cerrar la nómina y el export para la Inspección sale en segundos.

Y lo hace sin convertirse en vigilancia: la ubicación se captura al fichar y al añadir evidencias, nunca durante la jornada. Es el equilibrio que exigen tanto el Criterio Técnico 101/2019 como la normativa de protección de datos, y el que hace que tu equipo lo use sin resistencia. Si ya tienes fichaje en oficina y el hueco son las cuadrillas de calle, ese es el primer sitio donde cerrar el riesgo.